چگونه دورکاری کنیم؛ آشنایی با فرهنگ دورکاری
بسیاری از شرکت‌ها و استارت‌آپ‌های ایرانی، خصوصا آنهایی که در حوزه فناوری‌اطلاعات فعالیت داشتند، به‌علت شیوع ویروس کرونا، دفاتر خود را در اسفند ماه تعطیل و اعلام دورکاری کردند. این توفیق اجباری باعث شد تا مدیران و حتی کارمندان ایرانی که تابحال تجربه دورکاری نداشتند؛ با مزایای این کار آشنا شوند و این احتمال می‌رود که بعد از تمام شدن این ماجراها، نگاه مدیران و کارمندان ایرانی به دورکاری تغییر کند و جامعه آماری دورکار‌ها، افزایش یابد. در این مطلب تلاش می‌کنیم تا ضمن مرور فرهنگ دورکاری، نگاهی به مزایا و معایب دورکاری داشته باشیم. اما قبل از آن نگاهی به آمار دورکاری در دنیا می‌اندازیم.
وضعیت دورکاری در سال ۲۰۱۹
طبق آمار منتشر شده از سوی IWG که در حوزه فضای کار اشتراکی فعالیت دارد و بیش از ۲ و نیم میلیون نفر در سراسر دنیا از فضای کار اشتراکی آنها استفاده می‌کنند؛ ۷۰ درصد نیروهای کاری، حداقل یک روز در هفته دورکاری می‌کنند.
همچنین مطالعات Citrix، فراهم‌کننده فضای کار دیجیتال و ابری، با بیش از ۱۰۰میلیون کاربر در ۴۰۰ هزار سازمان، درباره آمار دورکاری نشان می‌دهد که ۵۰ درصد نیروهای کار در سال ۲۰۲۰ دورکار خواهند شد. البته با پیشروی تکنولوژی 5G در دنیا، این اتفاق چندان هم دور از ذهن نیست.
آمار دیگری از سایت Remote.co بیانگر این است که نزدیک به ۳۰ درصد شرکت‌های دورکار، توسط زن‌ها به وجود آمده‌اند و یا مدیرعامل آنها زن است. این نشان‌دهنده پیشگام بودن زنان در تحول فرهنگ دورکاری است.
شرکت سرمایه گذاری آنلاین Bettermnt در گزارشی که سال ۲۰۱۸ منتشر کرد، نشان داد که از هر ۳ نیروی کار، یک نفر فریلنسر است. همچنین سایت جهانی Global Workspace Analytics گزارش کاملی منتشر کرده است که در آن رشد ۱۴۰ درصدی دورکاری از سال ۲۰۰۵ را شاهد هستیم.
و در انتها، گزارش جامع وضعیت کار در آمریکا که توسط وب‌سایت Gallup منتشر شده بیانگر این است که تعداد شرکت‌هایی که صددرصد دورکار هستند و هیچ دفتر فیزیکی ندارند از ۲۶ شرکت در سال ۲۰۱۴ به ۱۷۰ شرکت در سال ۲۰۱۷ رسیده است.
این آمار گوناگون و متنوع با اعداد و ارقام متفاوت، یک وجه اشتراک دارند. یک پیام واضح که در آن به نسل بعدی نیروی کار، یعنی نیروهای دورکار و فریلنسر‌ها اشاره دارد.
دورکاری و مزایا
اولین و بزرگ‌ترین مزیت برای دورکاری کاهش رفتوآمد، ترافیک، هزینه و آلودگی است. البته نه آن آلودگی که سال‌ها بخاطرش هوای تهران ناسالم بود. کمتر کسی تصور می‌کرد روزی مترو‌ها و اتوبوس‌های شهر اینقدر خلوت باشد. همه این‌ها به‌علت کم شدن رفت‌وآمد‌های زیادی بود که در طول روز اتفاق می‌افتاد. با دورکاری هزینه رفتوآمد، زمان در راه ماندن و مصرف سوخت کاهش چشمگیری خواهد داشت. حتی به‌لحاظ روانی آرامش بیشتری خواهید داشت وقتی که دیگر برای سوار شدن به مترو و اتوبوس نجنگید و زیر فشار جمعیت له نشوید. بوی بد دهان و صداهای ناخواسته اذیتتان نکند و ترس ماندن در ترافیک از بین برود.
مزیت دوم این کار سلامتی است. البته به شرط آنکه خانه ماندن باعث بی‌تحرکی شما نشود. بسیاری از این مزایا به هم وابسته‌اند. همانطور که کاهش رفتوآمد باعث کم شدن هزینه‌های شما میشود باعث حفظ سلامتی هم میشود چرا که دیگر در معرض دود و هوای آلوده و بیماری‌های جدید قرار نمی‌گیرید. علاوه بر آن زمان بیشتری در اختیار دارید تا در خانه به تمرین و تحرک بدنی بپردازید و از بی‌تحرکی‌ها و درد‌های مفصلی اداری و پشت میز‌نشینی دوری کنید. مورد آخر هم غذای سالم و خانگی است که به سلامت شما کمک می‌کند. هنگامی که به محل کار می‌روید، بسیار پیش می‌آید که از خانه غذا نبرده و غذاهای رستورانی و فست‌فود سفارش می‌دهید. اما با دورکاری امکان استفاده از غذاهای خانگی بسیار بیشتر وجود دارد. البته به‌شرطی که دورکاری شما در خانه باشد چرا که در فضای کار اشتراکی نیز با همان معضلات روبرو خواهید بود.
مزیت دیگر دورکاری تنظیم و متعادل کردن شرایط محیطی است. خیلی از انسان‌ها در طول روز بهتر و کارآمد‌تر فعالیت می‌کنند و بسیاری دیگر شب‌ها یا عصر‌ها بیشترین کارآمدی و انرژی را دارند. بسیاری محیط کم‌نور را می‌پسندند و عده‌ای در نور زیاد احساس راحتی می‌کنند. بعضی صدای موسیقی باید همیشه همراهشان باشد و برخی نیاز به سکوت محض دارند. با یک برنامه‌ریزی درست و البته بسته به نوع شغل خود می‌توانید بهترین زمان‌بندی را با بهترین شرایط محیطی از جمله نور، صدا، سکوت و چیز‌های دیگر را برای خود تنظیم کنید تا در کارآمد‌ترین حالت به انجام وظایف کاری خود بپردازید.
در نهایت با دورکاری، شما زمان بیشتری را در اختیار دارید، بیشتر در کنار خانواده هستید، اوقات فراقت و زمان استراحت بیشتری دارید، کمتر هزینه می‌کنید و با محیط دلخواه، به آرامش روانی بیشتری می‌رسید. درنتیجه خلاق‌تر، پرانرژی‌تر و با ذهنی بازتر به فعالیت می‌پردازید و نتیجه بهتری از کار کردن می‌گیرید.
دورکاری و معایب
بهتر است همیشه همه جوانب را درنظر بگیریم. هرچیزی خوبی‌ها و بدی‌های خودش را دارد. دورکاری هم از این قائده مستثنی نیست و در کنار خوبی‌های فراوانش بدی‌هایی نیز دارد.
بر اساس گزارش جامع وضعیت دورکاران در سال ۲۰۱۸ که توسط Buffer با نظرسنجی از هزاران دورکار تهیه شد، از هر پنج نفر یکی، تنهایی را بزرگ‌ترین معضل دورکاری عنوان کرده بود. این معضل بین جوانانی که تعامل چهره‌به‌چهره کمتری هم داشتند و به‌علت استفاده مکرر از شبکه‌های اجتماعی، کمتر در جامعه حضور داشتند بیشتر از دیگران بود.
درحالی که با دورکاری این فرصت وجود دارد تا بیشتر در کنار خانواده باشید، این مشکل نیز وجود دارد که خانواده کار شما را جدی نمی‌گیرد و ممکن است به دفعات مزاحم زمان‌بندی کاری شما شوند. به‌خصوص پدر و مادرها و فرزندان که با فرهنگ دورکاری آشنایی کمتری دارند. این شرایط می‌تواند با درخواست کمک از سوی والدین و یا درخواست بازی از سوی فرزند شما، شرایط را حتی بدتر کند. در این حالت باید بیشتر در مورد فرهنگ دورکاری به خانواده خود توضیح داده و در صورت امکان در محیطی جداگانه از محل دورهمی، به فعالیت بپردازید.البته جلوتر به‌صورت کامل با شرایط آن آشنا خواهیم شد.
مورد دیگر این است که دورکاری شما از طریق اینترنت امکان‌پذیر است و هیچ‌چیز اندازه اینترنت نمی‌تواند باعث حواس‌پرتی شما باشد. پس باید با تنظیم کردن ساعات کار و استراحت از به‌هدر رفتن ساعات کاری جلوگیری کرد. چرا که علاوه بر از بین بردن بهترین ساعات کاری، باعث میشود تمام طول روز یا شب را پای لپتاپ بمانید و احساس خستگی مفرط کنید. چرا که نه استراحت کافی داشته و نه کار را به اتمام رسانده‌اید.
علاوه بر حس تنها‌تر شدن و مشکلات تنظیم ساعت کار و ساعت استراحت، ممکن است دورکاری دایره مکان حرکتی شما را به آشپزخانه، اتاق کار و اتاق نشیمن محدود کند. باید درطول روز حداقل یک‌بار از خانه بیرون بروید تا خانه ماندن و تنها بودن مشکلات ذهنی به وجود نیاورد. البته این توصیه برای شرایط عادی است و در حال حاضر با وجود این ویروس خطرناک اصلا توصیه‌ای برای بیرون رفتن نمی‌کنیم.
فرهنگ دورکاری
حال که برخی از مزایا و معایت دورکاری را با یکدیگر مرور کردیم برای به‌حداقل رساندن معایب و استفاده هرچه بیشتر از مزایای دورکاری به مرور فرهنگ دورکاری می‌پردازیم.
در دسترس باشید
بزرگ‌ترین ترسی که مدیران شرکت‌ها از دورکاری دارند، عقب‌ماندن کارها، انجام نشدن آنها در موعد مقرر و در دسترس نبودن نیروهای دورکار است. سعی کنید در مدت زمان کاری در دسترس باشید، تلفن همراه خود و وسیله‌های ارتباطی را روی حالت سکوت نگذارید و در اسرع وقت جواب تماس و پیام‌های مدیران خود را بدهید. تغییر دادن محیط کار، نباید تفاوتی در حس وظیفه‌شناسی شما ایجاد کند.
برنامه داشته باشید
ممکن است در محیط شرکت هر روز وظایف و تسک‌های خود را مرور کنید و یا مسئول شما آنها را به شما یادآوری کند. در محیط خانه و در شرایط دورکاری هر روز وظایف و کار‌هایی که باید در طول آن روز تحویل دهید را برای خود مشخص کنید تا هنگام کار، سردرگم نباشید.
در زمان مشخص کار کنید
با توجه به شرایط کاری و اینکه آیا امکان کار کردن در طول روز یا در طول شب برای شما فراهم است یا خیر، ساعت کاری خود را تنظیم کنید. چیزی فرق نکرده است. یک ساعت مشخص کار خود را شروع کنید و ساعتی مشخص آن را به اتمام برسانید تا اول از همه از یکی شدن ساعت کار و ساعت استراحت جلوگیری کنید و هم به‌اندازه کافی برای استراحت و کار زمان داشته باشید.
استراحت کنید
برای جلوگیری از خستگی زودرس و جلوگیری از مشکلات سلامت فیزیکی هر ۴۵ دقیقه یک‌بار از پشت میزکار خود بلند شوید، قدم زده و تحرک کنید. خوردن نوشیدنی، میوه و غذا به میزان کافی را فراموش نکنید چرا که بی‌تحرکی و ثابت ماندن طولانی مدت می‌تواند زودتر باعث آسیب‌دیدن و ضعیف شدن شما شود.
منعطف باشید
داشتن ساعت کاری مشخص به این معنی نیست که نمی‌توانید بین کار و زندگی شخصی سوییچ کنید. خیلی وقت‌ها شرایطی پیش می‌آید که مجبورید دست از کار بکشید و برای مثال فرزند مریض خود را به بیمارستان ببرید یا از میهمان ناخواسته پذیرایی کنید. یا برعکس در ساعت استراحت مجبور می‌شوید فایلی را در اسرع وقت به دست مدیر خود برسانید. منعطف بودن شما شرایط بهتری را هم برای کار و هم برای استراحت شما فراهم می‌کند.
در محیط مشخص کار کنید
درخانه کار کردن به این معنا نیست که آشپزخانه، پذیرایی و اتاق‌خواب همگی محل مناسبی برای کار کردن است. محیطی را برای خود فراهم کنید که در آن شرایط محیطی مانند نور، دما، صدا و محل نشستن شما ایده‌آل شما باشد تا با راحتی جسمی و ذهنی به کار بپردازید و هرگونه مزاحمت محیطی یا فردی به حداقل برسد. کار کردن در مکان‌های مختلف نه تنها باعث از بین رفتن تمرکز شما شده و کارایی شما را پایین می‌آورد بلکه به دیگران اجازه می‌دهد تا در ساعت کاری بیشتر مزاحم شما شوند.
حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید
با مشخص کردن مرزها برای افرادی که در محیط خانه حضور دارند آنها را از شرایط کاری خود آگاه کنید تا توقعات و مزاحمت‌های بیجا کاهش پیدا کند و به مرور زمان از بین برود. این کار نیاز به همکاری همه اعضای داخل خانه دارد.
به اندازه کافی معاشرت کنید
همانطور که از معایت دورکاری صحبت کردیم، این مساله نباید باعث از بین رفتن ارتباط شما با افراد مختلف از جمله دوستان و اعضای خانواده شود. با برنامه‌ریزی درست و مشخص خارج از ساعت کاری به دیدن دوستان خود بروید و یا با اعضای خانواده بیشتر وقت بگذرانید. معاشرت درست به انسان کمک می‌کند تا با انگیزه و اعتمادبه‌نفس بیشتری در محیط خانه کار کند.
یکپارچه باشید
اگر شرکت شما برای ارتباطات آنلاین بین اعضای شرکت پروتوکل مشخصی دارد که هیچ. اما اگر قانون مصوبی برای ارتباطات آنلاین بین اعضا وجود ندارد، بهتر است خود اعضا با مشورت یکدیگر به انتخابی واحد برای ارتباطات آنلاین برسند. چرا که داشتن پلتفرمی یکپارچه و با امکانات مناسب، می‌تواند در بهبود روند انجام کارها تاثیر مستقیم داشته باشد. در غیر این‌صورت با شلختگی و سردرگمی مواجه می‌شوید. فرض کنید شما فایلی را برای همکارتان ایمیل می‌کنید و همکار شما با یک فایل صوتی در واتس‌اپ یا تلگرام جواب ایمیل شما را می‌دهد و رییس شما نیز تسک‌هایتان را به‌همراه مستندات در تسکولو یا ترلو وارد می‌کند. تصور کنید چقدر سخت و پیچیده میشود همه کارها را پیگیری کرد و به نتیجه رساند. اما اگر همه اعضا از ایمیل یا یک پیام‌رسان کاربردی یا یک پلتفرم یکسان استفاده کنند، نه تنها فایل‌ها و تسک‌ها بین برنامه‌ها و پلتفرم‌های مختلف گم نمی‌شود، بلکه پیگیری آنها بسیار راحت‌تر و سریع‌تر انجام میشود.
به حریم‌خصوصی یکدیگر احترام بگذارید
صرف اینکه شما دورکاری می‌کنید به این معنی نیست که تمام کارمندان و یا همکاران لحظه به لحظه در خدمت شما هستند. حتی وقتی به‌صورت حضوری سرکار هستیم، هرکس وقت استراحت و رسیدگی به امور شخصی خودش را دارد. آیا شما وقتی همکارتان داخل حیاط به تماس فوری جواب می‌دهد از او کار خود را پیگیری می‌کنید؟ یا وقتی داخل لپتاپش به کسی پیام شخصی می‌فرستد با او صحبت می‌کنید؟ در مورد دورکاری نیز این موارد وجود دارد. اینکه همکار یا کارمند شما آنلاین باشد به این معنی نیست در همان لحظه موظف است جواب پیام شما را بدهد. البته این فرهنگی است که باید به‌صورت تعاملی و دوطرفه اجرا شود و کارمندان نیز نباید به‌بهانه‌های مختلف در ساعت کاری از پاسخ‌گو بودن و در دسترس بودن سرباز زنند.
مرزها را بشناسید
فضای مجازی تفاوت‌های قابل توجهی با دنیای واقعی دارد. شاید بزرگ‌ترین و ملموس‌ترین تفاوت، عدم ارتباط چشمی و عدم انتقال صحیح لحن باشد. خیلی وقت‌ها در مکالمات حضوری، نوع و لحن صحبت کردن به همراه تن صدا، به‌راحتی منظور شما را به همکارتان منتقل می‌کند و هیچ مشکلی نیز پیش نمی‌آید. اما اگر از همان کلمات، لحن، تن صدا و ارتباط چشمی و چهره به چهره را بگیرید ممکن است به‌راحتی باعث ایجاد سوتفاهم شود. همچنین بسیاری از ارتباطات دوستانه حضوری که با همکاران و کارمندان خود دارید، قابل انتقال به فضای مجازی نیستند. پس در ارتباطات آنلاین بسیار مراقب نوع ارتباط برقرار کردن خود با همکاران یا کارمندان خود باشید و از حد خود تجاوز نکنید.