بهترین اپلیکیشن‌هایی که می‌توانید برای مدیریت کارها در دوران دورکاری استفاده کنید
نیروهای کار به دو دسته تقسیم‌بندی می‌شوند. دسته اول آنهایی که امکان برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف خود را دارند و دسته دوم آنهایی که امکان مدیریت وظایف خود را ندارند و معمولا کارها از سمت مدیر و مسئول به آن‌ها گوش‌زد میشود. این روز‌ها با توجه به شیوع ویروس کرونا در کشور که اکثر نیروهای کار از داخل خانه دورکاری می‌کنند، اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف، بیش از همیشه اهمیت پیدا کرده‌اند. این برنامه‌ها برای دسته دوم از نیروهای کار که توانایی مدیریت شخصی و برنامه‌ریزی دقیق برای وظایف خود ندارند کاربردی‌تر است. اصلی‌ترین خاصیت این برنامه‌ها، یادآوری وظایف در طول روز یا در ساعت‌های مختلف شبانه‌روز است. در کنار این مسائل، دورکاری و عدم ارتباط مستقیم و رو در روی مدیران با کارمندان باعث شده تا انتقال وظایف و تسک‌های جدید از سمت مدیر به کارمند سخت‌تر باشد. از همین رو، تعدادی از این برنامه‌ها قابلیت تقسیم‌بندی وظایف در بین نیروهای کار یک شرکت را نیز فراهم می‌کنند. در ادامه به معرفی برخی از این اپلیکیشن‌ها می‌پردازیم.
تسکولو
با نرم‌افزار ایرانی تسکولو شروع می‌کنیم. نرم‌افزار مدیریت پروژه تسکولو که از سال ۹۳ آغاز به کار کرده روی پروژه‌های بزرگ و شرکت‌های بزرگ تمرکز دارد. شاید بتوان گفت تسکولو برای مدیریت کارهای شخصی خیلی مناسب نیست؛ اما اینطور نیست که استفاده از آن برای کارهای شخصی غیرممکن باشد. اگر شرکتی هستید که بیش از ۱۰ نیروی کار دارید و یا بیش از ۱۰ نفر در یک پروژه نیروی درگیر دارید، تسکولو گزینه بسیار مناسبی است. برخلاف آن که خیلی تصور می‌کنند کار با تسکولو پیچیده است، تسکولو رابط کاربری ساده و کاربرپسندی دارد. این نرم‌افزار علاوه بر کاربران ایرانی، با درصد قابل توجهی مورد استفاده کاربران خارج از کشور نیز قرار گرفته است. علاوه بر نسخه موبایلی، استفاده از تسکولو روی مرورگر نیز امکان‌پذیر است. در تسکولو با دعوت از افراد می‌توانید پروژه‌ای تعریف کرده و در آن، کار مشخصی را به شخص مشخصی واگذار کنید. امکان تنظیم زمان تحویل و همچنین ردیابی مدت زمان انجام کار نیز قابل فعال کردن است. تسکولو یکی از نرمافزارهای مدیریت پروژه کاربردی و مناسب برای انجام پروژه‌های مختلف یا مشخص کردن و پیگیری وظایف روزانه کارمندان شرکت‌های بزرگ است.
ترلو
نرم‌افزار ترلو یا Trello یکی از قدیمی‌های این حوزه است. این نرم‌افزار در سال ۲۰۱۱ برای اولین بار لانچ شد و برخلاف تصور عموم این نرم‌افزار برای مدیریت پروژه نیست؛ بلکه برای مدیریت کارها و تسک‌ها طراحی شده است. همان‌طور که تسکولو برای انجام پروژه‌ها مناسبتر است، ترلو نیز برای مدیریت کارها و تسک‌های شخصی مناسبتر است. محیط کاربری ساده، یکی از ویژگی‌های کلیدی ترلو است. در هر پروژه با اضافه کردن کارت‌های جدید می‌توانید تسک تازه‌ای را به هر کدام از لیست‌های مورد نظر بچسبانید. هر کارت به‌صورت مجزا قابلیت برچسب‌گذاری دارد. همچنین محول کردن تسک‌ها به دیگران، برای مثال به اعضای خانواده یا دوستان نیز وجود دارد. علاوه بر موارد یاد شده امکان مشخص کردن ددلاین، چک‌لیست و اضافه کردن فایل‌های متنی و تصویری نیز از قابلیت‌های این نرم‌فزار است. تا کنون بیش از هفتصد هزار پروژه در این برنامه ایجاد شده است. نزدیک به یک میلیون کاربر نیز از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند. از امکانات رایگان این نرم‌افزار می‌توان به امکان عضویت ۳ کاربر به صورت همزمان، قابلیت ایجاد ۳ بورد تازه توسط کاربران و امکان ایجاد ۸۰ تسک تازه اشاره کرد.
مایکروسافت To Do
یکی دیگر از نرمافزارهای کاربردی برای انجام امور شخصی، نرم‌افزار رایگان To Do ساخته شرکت مایکروسافت است. در این نرم‌افزار با ایجاد لیست‌های مختلف، تمامی تسک‌ها و وظایف طبقه‌بندی میشود و با اضافه کردن یادآور در طول روز و ساعت‌های مختلف، فراموش کردن وظایف و تسک‌ها بسیار کار دشواری خواهد بود. امکان اضافه کردن فایل به تسک‌ها و یادداشت برداری برای توضیحات بیشتر نیز وجود دارد. این نرم‌افزار نیز محیطی بسیار ساده و طراحی مینیمال دارد.
Notion
نرم‌افزار نوشن، یکی از حرفه‌ای‌ترین نرم‌افزار مدیریت پروژه است. این نرم‌افزار با وجود آن‌که قابلیت مدیریت پروژه‌های شخصی را نیز دارد؛ اما اساسا برای مدیریت پروژه‌های بزرگ طراحی شده است. تسک‌های ایجاد شده در این نرم‌افزار، بلوک نام دارند. نوشن تا هزار بلوک رایگان در اختیار کاربران قرار می‌دهد و استفاده از بیش از این تعداد بلوک نیازمند پرداخت هزینه اشتراک ماهیانه است. هزینه اشتراک برای استفاده شخصی ماهیانه ۴ دلار و هزینه اشتراک برای استفاده تیمی، ماهیانه ۸ دلار به ازای هر کاربر است. برخی از قابلیت‌های برجسته از میان ویژگی‌های متعدد نوشن عبارت‌اند از: امکان ایجاد سطح‌بندی اولیت‌های انجام کار، تاریخ شروع و پایان، تعداد افراد درگیر در یک تسک، وضعیت حال حاضر تسک، قابلیت کامنت‌گذاری برای هر تسک، منشن کردن افراد، آپلود کردن انواع فرمت‌های مختلف فایل و اعمال فیلترهای متنوع جهت نمایش لیست وظایف کاربران. این نرم‌افزار همچنین به‌صورت آنلاین نشان می‌دهد هرکاربر اکنون بر روی کدام تسک تمرکز دارد.
Toggl
این نرم‌افزار به شکلی که تا به اینجا عنوان شد برای مدیریت تسک‌ها نیست. بلکه برای مدیریت زمان و رسیدن به زمان‌بندی درست برای تسک‌های روزانه است. به این صورت که آغاز و پایان هرکاری که درطول روز انجام می‌دهید را با یک عنوان ساده وارد این نرم‌افزار می‌کنید. منظور زمان غذاخوردن و تماشای اخبار و ساعت چای خوردن نیست. بلکه منظور زمان انجام تسک‌ها زمان استراحت و زمان خوابیدن است. به این ترتیب در انتهای روز این نرم‌افزار به شما گزارشی از میزان کار، استراحت و مجموع فعالیت‌های شما در اختیارتان می‌گذارد. اصلی‌ترین و مهم‌ترین مزیت این گزارش، آگاهی از میزان زمان مصرف شده برای انجام امور مختلف به‌خصوص امور تکرار شونده است. با استفاده از این نرم‌افزار مدیریت زمان و زمان‌بندی برای روزهای آینده بسیار منطقی‌تر و دقیق‌تر انجام میشود. این نرم‌افزار گزارشاتی از میزان فعالیت‌های مختلف کاربر در طول روز، هفته، ماه و سال ارائه می‌کند. همچنین با اتصال این نرم‌افزار به برنامه گوگل‌کلندر، فعالیت‌های ثبت شده شما به‌صورت خودکار در گوگل‌کلندر اضافه خواهد شد.
لیمو
لیمو یک پیام‌رسان ایرانی ویژه‌ی محیط‌های کاری، سازمان‌ها و شرکت‌ها است که ارتباطات کاری و یکپارچه‌سازی نرمافزارهای کاری را مدیریت می‌کند. می‌توانید اعلان‌های مربوط به نرمافزارهای سازمانی رایج مانند اتوماسیون‌های اداری، سامانه‌های مکاتبات، Outlook، Gmail، Google Keep، Trello و بسیاری برنامه دیگر را در لیمو دریافت کنید. همچنین روی پیام‌های مربوط به این سامانه‌ها عملکردهایی مانند ارسال پاسخ را تعریف کنید. تمرکز این نرم‌افزار بر یکپارچه کردن محیط کاری است. به همین دلیل تمام نوتیفیکیشن‌های ابزارهای کاری شما در این برنامه نمایش داده میشود تا از سردرگمی فراموشی و به هم ریختگی خلاص شوید. لیمو همچنین به تقویم‌های شما مانند گوگل کلندر نیز متصل میشود و به این ترتیب برنامه‌های کاری، قرارها و ایونت‌ها همگی در محیط لیمو جلوی چشمتان است. لیمو امکان جداسازی فضاهای کاری و گروه‌های کاری مختلف را دارد. به این ترتیب همزمان درمحیط لیمو می‌توانید درچندین محیط یکپارچه ولی مختلف کاری فعالیت داشته باشید. امکان ارسال و دریافت فایل با دیگر همکاران نیز در این نرم‌افزار فراهم است. همچنین علاوه بر چت گروهی امکان چت خصوصی با هر یک از اعضای تیم امکان‌پذیر است.
پی‌گیر
پی‌گیر یک نرم‌افزار آنلاین ایرانی دیگر برای مدیریت پروژه است. با این نرم‌افزار می‌توانید کارهای گوناگون را به افراد مختلف بسپارید و زمان‌های صرف شده در هر کار و تمام جزئیاتی را که نیاز دارید از آن آگاه شوید، در اختیار داشته باشید و مدیریت کنید. پی‌گیر با امکان اولویت‌بندی کارها کمک بسیار زیادی به مدیریت صحیح کارها می‌کند. پی‌گیر از تاریخ شمسی نیز پشتیبانی می‌کند و رابط کاربری آن کاملا فارسی است. در این نرم‌افزار امکان ایجاد چندین پروژه و زیرپروژه به‌صورت همزمان با سزوح دسترسی مختلف برای کارمندان وجود دارد. تمامی کارها در پی‌گیر ثبت میشود و امکان بازنگری در روند انجام کارها وجود دارد. همچنین برای هر پروژه امکان ایجاد صفحه گفت‌وگو برای بحث و تبادل نظر فراهم است. پی‌گیر برای شرکت‌هایی با ۱۰ حساب کاربری، رایگان سرویس‌دهی می‌کند و شرکت‌های بیش از ۱۰ نفر باید یکی از تعرفه‌های پی‌گیر را خریداری کنند.
تیم‌کمپ
تیم‌کمپ یکی دیگر از نرمافزارهای مدیریت پروژه آنلاین است با این تفاوت که تمرکز اصلی آن روی میزان پیشرفت پروژه‌هاست. تیم‌کمپ هم که توسط یک تیم ایرانی توسعه داده شده به شما کمک می‌کند تا دید دقیقی از وضعیت پیشرفت پروژه‌ها و تیم‌های خود به دست آورید. از امکانات این نرم‌افزار آنلاین می‌توان به پورتفولیو برای داشتن یک نمای کلی از پروژه و مشاهده میزان پیشرفت آن روی رودمپ تعریف شده اشاره کرد. در پورتفولیوی تیم‌کمپ علاوه بر در اختیار داشتن یک داشبورد کامل درباره پروژه ها، می‌توانید تایم‌لاین پروژه‌ها را کنار یکدیگر ببینید و از روند پیشرفت هر دسته در پروژه ها آگاه شوید. تقویم شمسی، تقویم پروژه، گزارشات مختلف پروژه و تایم ترکینگ از دیگر ویژگی‌ها و امکانات تیم‌کمپ است. یکی از دغدغه‌های مدیران پروژه، تهیه و داشتن گزارش‌های مفید و درست از وضعیت پیشرفت پروژه است. به کمک قابلیت تایم ترکنیگ، گزارش پیشرفت پروژه، گزارش پیشرفت هر فرد در پروژه، تعداد فعالیت های باقی مانده در هر روز و گزارش فعالیت‌های انجام شده نسبت به تاریخ سررسید را مشاهده خواهید کرد.
