دورکاری بدون فرآیند مناسب محکوم به شکست است
اگرچه اجرای دورکاری برای کسب‌وکارهایی که امکان دورکاری را دارند، به‌عنوان یکی از روش‌های حضور حداقلی کارمندان در محل کار مطرح میشود، اما بدون پروتکل‌ها و پلت‌فرم‌های مناسب ارتباطی و بدون تعریف فرآیندهایی که برای دورکاری طراحی شده‌اند، به نتیجه مطلوب نمی‌رسد.
کارکنان در دورکاری، می‌توانند وظایفی که به آن‌ها محول شده را بدون حضور فیزیکی در محل کار و سازمان خود و با رعایت ضوابط انجام دهند. البته این امکان برای تمامی مشاغل وجود ندارد ولی در شرایطی که در تراکم جمعیت احتمال شیوع ویروس کرونا بیش‌تر است، همین‌که برای دوره‌ای کوتاه هم کارمندان بتوانند به‌صورت حداقلی در محل کار خود حاضر شده و تراکم جمعیت را کاهش دهند، می‌تواند در ممانعت از گسترش کرونا موثر باشد.
به همین دلیل در این مدت در بسیاری از شرکت‌های اینترنتی یا اپراتورها اعلام شده که وظایف کارمندان خود را به‌صورت دورکاری به آن‌ها محول کردند. هرچند شرکت‌های فناوری در راه تبدیل شدن فرایند کاری‌شان به یک فرایند دورکاری دستشان بازتر است و می‌توانند با استفاده از زیرساخت‌هایی که دارند و استفاده از ماهیت فناوری، راحت‌تر به این کار اقدام کنند، اما شرکت‌ها و ادارات سنتی برای مقابله با این چالش کار سخت‌تری دارند. البته که در همین شرکت‌ها هم مشکلاتی برای فراهم کردن امکان دورکاری برای کارکنان وجود دارد، چراکه فرهنگ دورکاری چندان در کشور جا نیفتاده است.
در این راستا پوریا آسترکی – کارشناس کاربرد شبکه‌های اجتماعی- در گفت‌وگو با ایسنا، اظهار کرد: جدای از اینکه دور کاری خوب یا بد است، برای سازمان یا تیم شما مفید است یا بهره‌وری را کاهش می‌دهد، باید به این نکته دقت کرد که اگر تصمیم به اجرای دورکاری دارید، این فرآیند تنها با یک پیاده‌سازی بهینه موفقیت‌آمیز خواهد بود. بدون پروتکل‌ها، شیوه‌نامه‌ها، استانداردسازی‌ها و پلت‌فرم‌های مناسب ارتباطی و بدون تعریف فرایندهایی که برای دورکاری طراحی شده‌اند، هر پروژه‌ای هرچند آسان و کوچک، شکست می‌خورد یا به نتایج مطلوب نمی‌رسد.
وی با اشاره به نکاتی که لازم است در پیاده‌سازی دورکاری مورد توجه قرار گیرد، بیان کرد: ابتدا باید پروتکل و شیوه‌نامه‌های درست و متناسبی برای ارتباطات تیم و اشتراک‌گذاری محتوا و داده‌های دیجیتال تعریف کنید. تقسیم وظایف و تعریف و اعطای وظایف را برای دورکاری از نو بررسی و بازتعریف کنید. شیوه کار حضوری با دورکاری متفاوت است و لازم است در شرح وظایف مستمر یا مقطعی اعضای تیم بازنگری شود و کارها برای دورکاری برنامه‌ریزی و تقسیم شوند.
آسترکی با بیان اینکه برای یک دورکاری موفق باید پلت‌فرم جامع ارتباطی بسازید، افزود: ما برای مدیریت هر تیم و پروژه‌ای به ابزارهای مختلفی نظیر ارتباطات، تقسیم وظایف، اشتراک‌گذاری فایل، مدیریت مشتری یا مخاطب و ارباب رجوع، تقویم، برگزاری جلسات آنلاین و ارزیابی عملکرد نیاز داریم. دو مقوله استانداردسازی و یک‌پارچه‌سازی در این زمینه اهمیت زیادی دارند. یک‌پارچه‌سازی تمام این ابزارها با گرفتن مشورت از کارشناسان خبره هرچند امکان‌پذیر است اما گاهی مقرون به‌صرفه نیست.
این کارشناس در پایان خاطرنشان کرد: در جایی که یک‌پارچه‌سازی جامع، پس از مطالعه دقیق نیازها امکان‌پذیر نیست یا پرهزینه است، استانداردسازی باید با نظم آهنین بررسی، معرفی و اعمال شود و در نهایت سنجش عملکرد برای تیم‌های دورکار باید متناسب با شرایط دورکاری تعریف شود و با روش‌های سنتی کنترل و سنجش نمی‌توان به نتیجه مطلوب رسید.