بیش از یک میلیون و ۵۰۰ هزار سند به صورت الکترونیکی صادر شده است و تمام اسناد در حال تولید در مخزن مدیریت الکترونیکی داده‌ها اصالت‌سنجی می‌شوند. ۱۹ مینی‌اپ در بستر پلتفرم خدمات ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (کاتب) وجود که این مینی‌اپ‌ها از ۶۷ سرویس استفاده می‌کنند. براساس آمار دی ۱۴۰۲، تعداد همه کاربران کاتب ۱۰ هزار نفر، تعداد لاگین‌ها ۳۰ هزار نفر، تعداد ثبت‌نام در روز بالای ۲۰۰ نفر بود. گفته شده است که در افق ۱۴۰۴ تعداد این خدمات افزایش پیدا می‌کند.

سازمان ثبت اسناد با هدف ارائه خدمات یکپارچه در یک سامانه،‌ از طریق پلتفرم کاتب تمامی خدمات اسنادی را به شهروندان ارائه می‌دهد. درحال حاضر حدود ۲ سال است که فعالیت سازمان در این حوزه شروع شده است. به گفته مصطفی قاسم‌پور، رئیس گروه تحلیل و طراحی سیستم و نرم‌افزار دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیکی، در پیشبرد این پروژه از ۹ شرکت و ۷۰۰ نفر استفاده شده است.

رئیس گروه تحلیل و طراحی سیستم و نرم‌افزار دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیکی با اشاره به زمان شروع این طرح گفت: تقریبا دو سال است که فعالیت سازمان در این حوزه شروع شده است. در طرح تحول دیجیتال سازمان ثبت، چند رویکرد کلیدی وجود دارد که سعی کردیم به آن موارد توجه کنیم. ما در این طرح از یک معماری باز و مقیاس‌پذیر استفاده کردیم. با توجه به فناوری سیستم‌های الکترونیکی که در دنیا وجود دارد، یکی از رویکردهای اصلی ما این بود که بتوانیم از ظرفیت شرکت‌های دانش‌بنیان و بخش خصوصی استفاده کنیم؛ در این راه از ۹ شرکت و ۷۰۰ نفر که در شرکت‌ها فعالیت می‌کردند در پیشبرد این پروژه استفاده کردیم، ضمن اینکه این رویکرد از انحصار نیز جلوگیری می‌کرد.

ستار هاشمی، معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره تعداد اسناد الکترونیک صادر شده اشاره کرد: تا الان بیش از یک میلیون و ۵۰۰ هزار سند به صورت الکترونیک صادر شده است.

قاسم‌پور درباره رویکرد یکپارچه‌سازی سازمان توضیح داد: رویکرد دیگر این بود که خدمات سازمان به صورت یکپارچه ارائه شود. یکی از مشکلاتی که قبل‌تر در سازمان داشتیم این بود که مردم برای اینکه بتوانند مراجعه کنند و خدماتی را دریافت کنند، سردرگم می‌شدند زیرا خدمات سازمان ثبت، گسترده است و مردم با جزئیات آن آشنا نبودند. هدف اصلی از ارائه خدمات یکپارچه، ارائه خدمات ارزان، به‌موقع و دریافت رضایت عمومی است. در واقع با این طرح دیجیتال ثبتی که ما اسمش را کاتب گذاشتیم. برای هر شهروندان یک کارتابل در نظر گرفتیم که بتوانند با ورود به این کارتابل‌، خدماتی را که در سطح سازمان ثبت وجود دارد را دریافت کنند. تا قبل از این مردم برای خدماتی که می‌خواستند دریافت کنند باید به نواحی ثبت یا دفاتر پیشخوان که همان دفترخانه اسناد رسمی است مراجعه می‌کردند؛ اما در این طرح به صورت یکپارچه به همه شهروندان بدون مراجعه حضوری خدمات را دریافت می‌کنند.

او درباره سایر رویکردهایشان ادامه داد: یکی دیگر از رویکردهای اصلی ما این بود که اسناد رسمی و عادی که در حال حاضر در حال تولید است را به صورت الکترونیکی صادر کنیم؛ یکی از مهم‌ترین رویکردهایی که ما در این طرح دنبال کردیم، صدور الکترونیک اسناد رسمی بود که به شکل کاغذی یا اسناد بهادار صادر می شدند. نمونه بارز آن سندهای تک‌برگ در اختیار مردم است. از ویژگی‌ها و مزایای این طرح این بود که بسترهای فسادزا حذف شد؛ زیرا امکان جعل و تقلب در کاغذ وجود دارد. یکی دیگر از رویکردهای ما، ایجاد امنیت و حفاظت از حقوق شهروندان بود؛ زیرا سازمان ثبت متولی نگهداری اطلاعات متعلق به مردم است.

زیرساختی برای امنیت
کاتب به عنوان‌ اصلی‌ترین بستر یکپارچه سازمان ثبت به ارائه خدمات در چهار لایه می‌پردازد. قاسم‌پور درباره لایه‌های مختلف کاتب توضیح داد: معماری تحول دیجیتال در کاتب در چهار لایه قابل بررسی است. پایین‌ترین لایه، زیرساخت امنیت است؛ هر بستر الکترونیکی نیاز به یک زیرساخت فیزیکی دارد. در پایین‌ترین لایه بحث شبکه، اتاق سرورها و مباحث سخت‌افزاری را داشتیم. لایه بالاتر مدیریت خدمات است. با طراحی این لایه قرار است تمام خدمات به شکل عمومی به سامانه‌های دیگر داده شود و به صورت یکپارچه روی لایه مدیریت خدمات تعبیه شود. به عنوان مثال تمام سامانه‌ها به یک سند الکترونیکی تبدیل می‌شود. درواقع یک سیستم یکپارچه‌ای لازم بود که بتواند به سامانه‌های بالادستی خدمت بدهد؛ مثلا بحث سیستم اطلاعات مکانی یا GIS که همه سامانه‌ها می‌خواستند از آن استفاده کنند که همه این موارد در این لایه مدیریت خدمات خلاصه شده و به صورت یکپارچه پیاده‌سازی شده است.

او درباره سامانه‌های ثبتی گفت: لایه بالاتر از آن که از این مدیریت خدمات استفاده می‌کند، سامانه‌های ثبتی هستند. سازمان ثبت یکی از معدود سازمان‌هایی است که خدماتش را سایر سامانه‌‌ها ندارند؛ مثلا سیستم مالکیت معنوی که به موضوع ثبت اختراعات و طرح‌های صنعتی مربوط است، فقط مختص به سازمان ثبت است. بنابراین این سامانه‌ها تخصصی هستند و از لایه مدیریت خدمات بهره می‌گیرند و در موضوعات صنایع الکترونیک، پرداخت، GIS و امضای الکترونیک از آن استفاده می‌شود. سامانه‌های ثبتی که تا قبل از طرح تحول دیجیتال داشتیم، سامانه‌هایی بودند که با معماری و تکنولوژی حدود دوازده سال پیش طراحی شده بودند. لازم بود که ما بتوانیم این سامانه‌ها را در این طرح به‌روز کنیم و با تکنولوژی‌های جدید با ۹ شرکت و ۷۰۰ نفر از توانایی و ظرفیت آنها استفاده کنیم و بتوانیم سامانه‌ها را بازطراحی کنیم. بازطراحی بعضی از سامانه‌ها انجام شده و به پایان رسیده و بعضی‌ها هم در مراحل آخر قرار دارد.

قاسم‌پور با اشاره به مهم‌ترین لایه توضیح داد: مهم‌ترین لایه‌ای که تمام شهروندان با آن سر و کار دارند بالاترین لایه است که تمام خدماتی که در سازمان ارائه می‌شود را در قالب یک وب‌اپلیکیشن و موبایل اپلیکیشن به نام کاتب ارائه می‌دهد. دلیل اینکه این امکانات و سکوی یک‌پارچه را ایجاد کردیم این بود که هر خدمتی از طریق این سکو ارائه می‌شود. به غیر از اپلیکیشن و وب‌سایتی که وجود دارد ما یک کد دستوری داریم که شهروندان می‌توانند خدمات را از این طریق دریافت کنند. ما در این طرح از طریق چند کانال مختلف به شهروندان این خدمت را ارائه می‌دهیم. اگر شهروند در جایی بود که موبایلش اینترنت نداشت می‌تواند با استفاده از کد دستوری به خدمات مورد نظر دست پیدا کند؛ یا اگر شهروند تمایل نداشته باشد که اپلیکیشن موبایل را روی گوشی نصب کند، از طریق کامپیوتر و لپ‌تاپ، وارد سایت کاتب‌‌ دات‌آی‌آر شود و تمام خدمات را دریافت کند. ارائه کانال‌های مختلف باعث می‌شود که عموم شهروندان بتوانند به خدمات مورد نظر دسترسی داشته باشند.

رئیس گروه تحلیل و طراحی سیستم و نرم‌افزار دفتر توسعه سامانه‌ها و خدمات الکترونیک اضافه کرد که تا نیمه ۱۴۰۴، طرح تحول خدمات دیجیتال ثبتی به صورت کامل انجام می‌شود. او ادامه داد: ما در این طرح یک‌سری پروژه‌هایی را در هر سطر و هر لایه مشخص کردیم؛ به عنوان مثال برای زیرساخت امنیت پروژه‌هایی برایش راه‌اندازی و پیش‌بینی شده است؛ همچنین مدیریت خدمات، سامانه‌های ثبتی و بالاترین لایه که خدمات را به شهروندان ارائه می‌دهد. یک‌سری موارد را در دی ماه ۱۴۰۲ رونمایی کردیم، برخی دیگر تا نیمه و پایان ۱۴۰۳ به پایان می‌رسد و تا نیمه اول ۱۴۰۴، طرح تحول خدمات دیجیتال ثبتی به صورت کامل انجام می‌شود و به بهره‌برداری می‌رسد. مثلا در لایه مدیریت خدمات طراحی و توسعه سامانه صدور و مدیریت اسناد الکترونیک یا EDM یک سیستمی است که ما تمام اسنادی که در سازمان ثبت و تمام سامانه‌هایی که خروجی‌شان یک سند است، همه اینها در قالب یک سند الکترونیکی است که در ماه ۱۴۰۲ به بهره‌برداری رسید.

به گفته او، در صفحه اصلی موبایل کاتب، خدمات اصلی و دسته‌بندی خدمات بارگذاری شده است. مثلاً یکی از خدمت‌های زیر مجموعه ثبت شرکت‌ها، تعیین نام هوشمند است. یکی از معضلاتی که ما در حوزه ثبت شرکت‌ها داشتیم این بود که فرآیند تعیین نام شرکت خیلی طولانی بود زیرا یک‌سری از موارد باید به صورت انسانی بررسی می‌‌شد؛ مثلا نام مشابه و نبود مغایرت با فرهنگستان ادب فارسی. ما با استفاده از بسترهای الکترونیکی و تکنولوژی هوش‌مصنوعی، تعیین نام را به صورت هوشمند انجام دادیم. سیستم نام پیشنهادی را از فرد متقاضی می‌گیرد و بر اساس یک‌سری پارامترها کنترل می‌کند و پیشنهادهایی را به فرد متقاضی می‌دهد. در حال حاضر این اقدام در کاتب وجود دارد و درحال ارتقا است. همه اینها از طریق هوش مصنوعی بررسی شده ات.

قاسم‌پور ادامه داد: هر کدام از مواردی که در این دسته‌بندی خدمات وجود دارد، مینی‌اپ است. آن چیزی که در اپلیکیشن موبایل وجود دارد مینی‌اپ و آن چیزی که در برنامه وب وجود دارد، مینی‌وب است. ۱۹ مینی‌اپ در بستر کاتب وجود که این مینی‌اپ‌ها از ۶۷ سرویس استفاده می‌کنند تا خدمت به صورت کامل ارائه شود. در افق ۱۴۰۴ تعداد این خدمات افزایش پیدا می‌کنند. براساس آمار دی ۱۴۰۲، تعداد همه کاربران کاتب ۱۰ هزار نفر، تعداد لاگین‌ها ۳۰ هزار نفر، تعداد ثبت‌نام در روز بالای ۲۰۰ نفر بود. استفاده از مینی‌اپ‌ها نشان می‌دهد که مردم استقبال می‌کنند.

دسترسی آنلاین و آفلاین به سامانه سازمان ثبت
مخزن اسناد الکترونیکی که یک مخزن امن و تغییر ناپذیر است که اطلاعات در آن ثبت و ذخیره می‌شود. او در این باره اشاره کرد: خروجی سامانه صدور و مدیریت اسناد الکترونیکی یک سند است، مثلا سامانه جامع املاک و کالا، سند الکترونیکی ملک را در نهایت تولید می‌کند و در اختیار شهروندان قرار می‌دهد. تمام این اسناد در یک مخزنی به نام مخزن اسناد الکترونیکی که یک مخزن امن، غیرقابل نفوذ و تغییر ناپذیر است؛ ثبت و ذخیره می‌شود. عموم شهروندان از طریق اپلیکیشن جامع کاتب در قسمت مینی‌اپ یا مینی‌وب می‌توانند هر سندی در هر حوزه‌ای که متعلق به خودشان باشد را به شکل آنلاین و برخط ملاحظه کنند و از آخرین اسناد الکترونیکی خودشان مطلع باشند. یکی دیگر از مزایای مخزن اسناد الکترونیکی این است که پاسخ به استعلامات مربوط به دسته‌های دیگر با این روش به شکل خیلی کامل‌تر و برخط به دیگر دستگاه‌ها ارائه می‌شود. سند الکترونیکی به ظاهر ساده است اما از لحاظ موارد رمزنگاری‌شده، فونت و سایز فونت و بر اساس یک‌سری استانداردها و الگوها طراحی شده‌اند، این استانداردها باعث می شود که سند غیرقابل جعل شود و کوچک‌ترین خدشه‌ حتی در حد یک نقطه باعث می‌شود که سند اعتبارسنجی‌ و اصالت‌سنجی نشود. کاربر در کاتب با سکن کیو‌آر‌کد متوجه اصالت سند می‌شود.

یکی از قابلیت‌های این سامانه دسترسی به به صورت آفلاین است. او ادامه داد: قابلیت اصالت سنجی آفلاین در دست طراحی است که به زودی رونمایی می‌شود؛ اطلاعاتی برای هر کاربر وجود دارد، براساس فرمول و کیو‌آرکدی که تهیه شده است اصالت‌سنجی می‌شود و بدون دیتا سنتر همراه، دستگاه اطلاعات را می‌خواند. مهم‌ترین ویژگی‌هایش این است که غیرقابل جعل و غیر قابل انکار است. مثلا اگر سند مالکیتی ابطال شود، نسخه قبلی که صادر شده بود هست و حذف نمی‌شود و این سلسله مراتب حفظ می‌شود. به دلیل رمزنگاری که در محتوای سند می‌شود، غیرقابل ویرایش است و به شکل برخط به صاحب سند داده می‌شود. یعنی به محض اینکه یک سند برای یک شهروند صادر شود، همون موقع از طریق پیامک اطلاع‌رسانی می‌شود.

معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره کم شدن قطعی سامانه افزود: الان چند ماهی است که قطعی جدی نداشته‌ایم زیرا زیرساخت پایش هوشمندی بررسی دقیق دارد. ما زیرساخت پایشی را ایجاد کردیم و سعی کردیم به‌جای مکاتبه با وزارت ارتباطات، خودمان زیرساخت پایشی را انجام دهیم. برای سرویس از ۲۵ دستگاه استفاده می‌کنیم، هر اختلالی که دیده شود دفاتر ما امکان فعالیت ندارند، به همین دلیل خودمان پایش می‌کنیم که در همین لایه حلش کنیم و به شکل قابل ملاحظه‌ای قطعی‌ها را حل کردیم.

قاسم‌پور تاکید کرد که خیلی از این قطعی‌ها از سمت سازمان اسناد نبود. مثلا سرویس مالیاتی قطع بود و سیستم ما هم درست کار نمی‌کرد. در اتاق مانیتورینگ سازمان، همه چیز را مانیتور می‌کنیم. قبل‌تر متوجه برخی از قطعی‌ها نبودیم و باید دنبال لایه‌اش می‌گشتیم؛ اما با تشکیل اتاق مانیتورینگ، همه موارد مانیتور می‌شوند. به همین ترتیب سامانه املاک، سامانه ثبت آنی، پلتفرم کاتب و همه سامانه‌های مربوطه اینجا به شکل کامل مانیتور می‌شود. در بخشی از مانیتورینگ، حوزه امنیت به‌طور دقیق بررسی می‌شود. هست. ما به صورت زنده تمام حملات را می‌بینیم. داخل کشوری هم است. تمام اطلاعات حملات به شکل ریز نوشته شده است و توسط همکاران کنترل می‌‌شود.