کلیه مراجع صدور مدرک رسمی تحصیلی، باید اطلاعات مدارک تحصیلی گذشته را به صورت تجمیعی به پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور ارائه دهند؛ همچنین باید هرگونه تغییر در مدارک جدید را نیز از طریق سرویس اعلامی تغیییرات به این پایگاه اعلام کنند.

براساس مصوبه کارگروه تعامل‌پذیری دولت، کلیه مراجع صدور مدرک رسمی تحصیلی، اطلاعات تحصیلی را باید در سرویس اعلامی اطلاعات تحصیلی مربوط به وضعیت دانشجو به پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور ارائه دهند.

آبان ماه ۱۳۹۹ امکان استعلام آنلاین مدارک تحصیلی پیاده‌سازی شده بود پیش از آن به دلیل تنوع دانشگاه‌ها و تنوع پایگاه داده‌های مدارک تحصیلی و نوع توزیع اطلاعات میان سازمان سنجش و دانشگاه‌ها، امکان استعلام یکپارچه برای مدارک تحصیلی و اشتغال به تحصیل افراد فراهم نبود؛ اما با یکپارچه‌سازی اطلاعات در وزارت علوم و هماهنگی که با وزارت بهداشت، امکان استعلام یکپارچه مدارک تحصیلی فراهم شد.»

در آن زمان اعلام شده بود ۳ هزار و ۵۰۰ مرکز آموزشی روی این پایگاه اطلاعاتی وجود دارد . حال کارگروه تعامل‌پذیری مراجع صدور مدرک رسمی تحصیلی را ملزم به تجمیع داده‌ها روی پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشورکرده است.

این الزام براساس پیش‌بینی‌های صورت گرفته در بند چ ماده ۱۰۷ قانون برنامه هفتم توسعه صورت گرفته است. بر اساس این بند کلیه دستگاه‌های اجرایی متولی پایگاه‌های اطلاعاتی پایه موضوع قانون مدیریت داده‌ها و اطلاعات ملی مکلفند حداکثر تا پایان سال اول برنامه، پایگاه اطلاعاتی خود را تکمیل کنند و از ابتدای سال دوم برنامه، تبادل داده و اطلاعات و هرگونه پاسخگویی به استعلام‌های مورد نیاز سایر دستگاه‌های اجرایی و کسب‌وکارها را بر اساس قانون مدیریت داده‌ها و اطلاعات ملی به‌صورت کاملاً آنی و برخط انجام دهند.

براساس مصوبه کارگروه تعامل‌پذیری وزارت آموزش وپرورش باید سرویس استعلامی صحت سنجی دیپلم و پیش دانشگاهی و سیکل را به پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور ارائه دهد.

ایرانداک نیز باید سرویس استعلامی درصد همانند جویی پایان‌نامه و سرویس اعلامی ثبت پایان نامه را به پایگیاه اطلاعات و مدارک تحصیل کشور اعلام کند.

سازمان ملی سنجش و ارزشیابی نظام آموزش کشور نیز باید اطلاعات داوطلبان قبول شده تاکنون را به صورت حجمی به پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور ارائه دهد و سرویس اعلامی نتایج آزمون های ورودی به دانشگاه را به پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور ارائه دهد.