مهارت‌های انسانی در سازمان‌های بزرگ دیجیتال
سازمان‌های هوشمند به این نتیجه رسیده‌اند که ارائه فناوری‌های جدید در محل کار، فقط به سخت‌افزار یا نرم‌افزار مربوط نمی‌شود بلکه خیس‌افزار (wetware) – که به عامل انسانی هم شناخته میشود – در اینجا نقش اساسی را بازی می‌کند. اگر می‌خواهید جزو کسب و کارهای زیرکی باشید که قادر است پی در پی ابتکارات فناورانه به راه بیاندازد، شما به کارمندانی نیاز دارید که بتوانند خود را با تغییرات وفق دهند و آنها را بپذیرند.
این سخن به معنای تجهیز تک‌تک کارکنان سازمان به مهارت‌ها و نوع نگرشی است که آنها را در پذیرش موفقیت‌آمیز ابزار جدیدی – مانند Slack، Basecamp یا حتی Google Drive – که شما در محل کار ارائه می‌کنید یاری می‌رساند. حال این پرسش مطرح است که منظور از این مهارت‌های دیجیتال دقیقاً چیست؟ این مهارت‌ها ممکن است بیش از آن چه که شما فکر می‌کنید، ساده و آشنا به نظر برسد. در ادامه به راهکارهایی برای ایجاد و توسعه یک محیط کاری که از نظر دیجیتالی چابک‌تر است، اشاره میشود:
طرز فکر هدف‌گرا
معمولاً الزام افراد به استفاده از جدیدترین ابزار یا پلتفرم‌ها از طریق اعمال فشار، کار ساده‌ای است ولی اغلب افراد فقط آن دسته از فناوری‌هایی را با آغوش باز می‌پذیرند که واقعاً آنها را در دستیابی به اهداف ارزشمندی که مدنظرشان است یاری برساند. باید پذیرفت که همه کارکنان به تک تک ابزارها روی خوش نشان نمی‌دهند، بنابراین شما باید آنها را تشویق کنید که ابزاری را برگزینند که واقعاً به آنها در انجام موثرتر کارهای‌شان کمک می‌کند.
برای کسب اطمینان از این که اینرسی (یا هراس از فناوری)، افراد را از به‌کارگیری فناوری‌هایی که واقعاً برای آنها ارزشمند است باز نمی‌دارد، شما باید درباره مشکلات، مزایا یا موقعیت‌های خاصی که فناوری می‌تواند به ارمغان آورد با آنها گفتگو کنید. همچنین کارکنان خود را آموزش دهید که هر فرایند پذیرش فناوری (tech adoption) را این گونه آغاز کنند: درباره اهداف ویژه‌ای که مایلند از این فناوری عایدشان شود فکر کنند. به این ترتیب آنها می‌توانند از هر یک از این ابزار نهایت استفاده را ببرند.
مهارت‌های همکاری
ابزارهای مشارکت‌گرا نظیر Google Docs و Basecamp نمی‌تواند همیشه مثمر ثمر باشد. اگر کارکنان شما نمی‌دانند چطور به خوبی با یکدیگر کارهای‌شان را پیش ببرند، داشتن ابزاری برای برقراری ارتباط، قادر نیست مقاومت در برابر به اشتراک‌گذاری پیشرفت‌ها با دیگران را تضعیف کند. سازمان شما فقط هنگامی می‌تواند از نرم‌افزارهای مشارکت‌گرا (collaboration software) به گونه‌ای کارامد و موثر استفاده کند که شما فرهنگ اعتماد متقابل را پرورش داده باشید و به تلاش‌های تیمی به اندازه تلاش‌های فردی پاداش اختصاص دهید.
حتی یک فرهنگ همکاری تیمی ممکن است بازیگرانی داشته باشد که در به اشتراک گذاشتن دانش، یافته‌ها و ایده‌ها با دیگران مشکل داشته باشند: به این کارمندان کمک کنید که ظرفیت همکاری مشارکتی را در خود ایجاد نموده و سطح آن را ارتقاء دهند. شما می‌توانید این کار را از طریق تشویق آنها به اشتراک داشته‌ها با دیگران در بخش‌های کوچک‌تر انجام دهید. همچنین ترغیب این عده به توسعه‌ی استفاده از ابزارهای مشارکت‌گرا با هدف آسان‌تر کردن به اشتراک‌گذاری مواردی که دلخواه آنهاست، از دیگر راهکارهای رسیدن به این هدف محسوب میشود.
مهارت‌های ارتباطی
هر چه سازمان‌ها ارتباطات خود را بیشتر به سمت آنلاین سوق دهند، معمولاً به این نتیجه می‌رسند که ارتباطات‌گران (communicator) شناخته‌شده آفلاین کسانی هستند که ایمیل‌های کوتاه و مختصر ارسال می‌کنند؛ یا بر عکس، ایمیل‌های آنها بیش از حد شخصی بوده و بسیار طولانی است.
به کارمندان خود کمک کنید که ظرفیت خود در برقراری ارتباطات موثر آنلاین را ارتقاء دهند. این کار را می‌توانید از طریق برگزاری کارگاه‌های آموزشی و تخصیص منابعی که تفاوت‌های بین ارتباطات آنلاین و آفلاین را – از قبیل احتمال وقوع سوءتفاهم یا ناخشنودسازی – برجسته می‌کند، انجام دهید. فرهنگ تحمل برای سبک‌های مختلف ارتباطات آنلاین را ترویج کنید و به کارمندان خود آموزش دهید که به محض احساس هر نوع تنش، به مکالمات آفلاین (به ویژه چهره به چهره، یا کم اهمیت‌تر از آن: تلفن) روی آورند.
مهارت‌های یادگیری
یادگیری نحوه‌ی استفاده از یک فناوری جدید، به خودی خود یک مهارت است. هر چند بسیاری از علاقه‌مندان فناوری، از روند یادگیری یک مهارت فناوری جدید لذت می‌برند، ولی این گونه نیست که همه افراد، یادگیری یک پلتفرم نرم‌افزاری جدید را کاری سرگرم‌کننده و لذت‌بخش تلقی کنند. به نفع کارمندان است که بدانند در زمینه یادگیری فناوری، سبک‌های مختلفی وجود دارد، و اگر آنها بتوانند سبک مورد علاقه خود را بشناسند، پذیرش نوآوری‌های آتی برای آنها آسان‌تر خواهد بود.
برخی افراد به خواندن کتابچه‌های راهنما یا تماشای فیلم‌های آموزشی علاقه نشان می‌دهند، و برخی دیگر از طریق کلنجار رفتن و جستجوی دستورالعمل‌های مورد نیاز خود سعی می‌کنند گره کار را باز کنند و عده‌ای دیگر نیز به فردی نیاز دارند که کنار آنها بنشیند و نخستین تجربه کار با ابزار جدید را گام‌به‌گام با آنها پیش ببرد. شما پشتیبانی خود را در قالب‌های مختلف نشان دهید و کارمندان‌تان را تشویق کنید که رویکرد مورد علاقه‌شان را تشخیص دهند. این امر به اعضای تیم شما کمک می‌کند که با فرایند پذیرش راحت‌تر باشند.
مهارت‌های عیب‌یابی
هیچ چیزی زجرآورتر از این نیست که یک نرم‌افزار جدید بارها به طور تصادفی خراب شود (کرش کند) یا یک ابزار جدید از کار بیفتد. اگر کارمندان برای مقابله با هر خرابی یا مشکل، به دریافت کمک از دپارتمان فناوری اطلاعات سازمان وابسته باشند، تلاش‌های آنها برای استفاده از یک فناوری جدید با کندی و اختلال همراه خواهد بود؛ به ویژه اگر آنها مجبور باشند برای حل مشکلات‌شان، یک یا دو روز را در انتظار بگذرانند.
بهتر آن است که اعضای تیم را برای حل مشکلات اساسی‌شان آموزش دهید: بدانند چطور در گوگل به دنبال راه حل باشند یا چگونه یک مشکل را به دقت توصیف کنند تا بتوانند راه حل‌های آنلاینی برای رفع آن بیابند.
این مهارت‌ها همچنین به کارمندان شما کمک می‌کند که بتوانند گزارش‌های خطای دقیق‌تری در اختیار نیروهای بخش فناوری اطلاعات سازمان قرار دهند. در چنین حالتی اگر آنها از مرکز پشتیبانی سازمان تقاضای کمک کنند، این کمک می‌تواند در کارامدترین وجه خود، به آنها ارائه شود.
سرگرمی
اگر چه مهارت‌های عملی زیادی وجود دارد که می‌تواند بر پذیرش فناوری در سازمان اثرگذار باشد ولی هیچ یک به اندازه نگاه توام با سرگرمی به فناوری اثربخش نیست. کارمندانی که از کار کردن با رایانه‌ها و دستگاه‌های خود واقعاً لذت می‌برند – یعنی کارمندانی که به این دیوایس‌ها به چشم یک سرگرمی نگاه می‌کنند – بالقوه فرصت‌های بیشتری برای استفاده‌ی بهینه و کارامد از این اسباب‌بازی‌ها پیدا می‌کنند.
به ابزار اداری‌تان قدری چاشنی شوخی و بازی و سرگرمی بیافزایید؛ به عنوان مثال، با انتخاب ابزارهایی که در پیام‌های خود از شوخ طبعی استفاده می‌کند (مانند Slack)، یا با دادن نام‌های مضحک به پروژه‌های Basecamp خود. و البته راهکار بهتر آن است که کارکنان‌تان را به دنبال کردن هر راه و روشی که طی آن، فناوری می‌تواند در راستای علایق و سرگرمی‌های شخصی‌شان باشد، تشویق کنید.
هر چه افراد ارتباط میان فناوری با سرگرمی را بیشتر کنند و آن را به گزارش‌های پرهزینه و ارائه به مشتری (client presentation) محدود نسازند، این احتمال که آنها بتوانند پی در پی دست به نوآوری‌های فناورانه بزنند افزایش می‌یابد.
البته همواره گروهی از کارمندان هستند که به توسعه و تقویت این نگرش‌ها یا مهارت‌ها نیاز ندارند: آنها یک سری عاشق فناوری و پذیرندگان اولیه (early adopters) هستند که ساعت‌‌های شبانه و تعطیلات آخر هفته خود را صرف کلنجار رفتن با فناوری جدید می‌کنند. شما با به کارگیری این انسان‌های فناور و متخصص به عنوان شرکای خود در ساخت یک فرهنگ فناور-پسند در سازمان، و نیز تحت کنترل در آوردن اشتیاق مُسری آنها، می‌توانید پذیرش فناوری را برای هر یک از کارکنان سازمان‌تان آسان‌تر نمایید.