در جریان ثبت نام کارت هوشمند ملی، دفاتر پستی بر اساس دستورالعمل جدید موظف به ایجاد نوبت کاری عصرگاهی در دفاتر پرترافیک و راه‌اندازی شیفت کشیک جهت ارائه سرویس در ایام تعطیل و حل مشکلات احتمالی ارتباطی و زیرساختی شدند.

معاون شرکت پست، با صدور دستورالعمل جدید خواستار اهتمام ویژه واحدهای اجرائی در ارائه سرویس ثبت نام کارت هوشمند ملی شده و ضمن تاکید بر اجرای مناسب این سرویس، خواستار شناسایی و رفع چالش‌ها و معضلات اجرائی خدمات کارت هوشمند ملی شده است.

احمدی در این دستورالعمل ضمن تأکید بر تعامل با سازمان ثبت احوال، تصریح کرده است: واحدهای اجرائی به این منظور باید علاوه بر هماهنگی با ادارات ثبت احوال استانی در زمینه راه اندازی باجه‌های سیار ثبت نام و توزیع کارت هوشمند ملی، تعداد دفاتر ارائه دهنده خدمت و سهمیه ثبت نامی دفاتر پستی را افزایش دهند.

بر این اساس واحدهای اجرائی باید با پیش بینی الزامات اجرایی مدنظر اداره ثبت احوال استان، زیرساخت های فنی و اجرائی را فراهم و در صورت نیاز از توان بخش خصوصی به منظور تأمین تجهیزات و نیروی انسانی استفاده نمایند.

طبق این دستورالعمل، ارائه خدمات سیار ثبت نام به نهادها، سازمان‌ها و مجتمع‌هایی مانند آسایشگاه‌ها، مراکز خدمات اجتماعی، روستاها و نقاط محروم که به دلیل شرایط خاص امکان مراجعه به واحدهای پستی را ندارند در اولویت شبکه پستی قرار گرفته است.

یکی دیگر از بندهای دستورالعمل مذکور، مربوط به موضوع نظارت مستمر بر کل فرآیند ثبت نام و اصلاح سریع مشکلات از سوی مسئولان مربوطه است. بر این اساس واحدهای اجرایی موظفند با تشکیل تیم و بازدید مستمر از واحدهای ارائه دهنده خدمات، به خصوص باجه‌های سیار، بر رعایت دقیق استانداردهای ابلاغ شده و تناسب عملکرد با سهمیه اختصاص یافته و شیوه دریافت هزینه پستی نظارت کنند.

در این دستورالعمل همچنین با تأکید بر تکریم ارباب رجوع و ارائه رایگان خدمت پیش ثبت نام، بکارگیری نیروی انسانی مجرب در واحدهای اجرائی، متناسب با تعداد مراجعین و متقاضیان پیش ثبت نام  را مجاز دانسته است. همچنین دفاتر و واحدهای مذکور باید نسبت به تهیه و نصب پوستر راهنمای آموزشی استفاده از سامانه www.ncr.ir به منظور پیش ثبت نام و نوبت گیری در دفاتر پستی اقدام کنند.

اطلاع‌رسانی مناسب و موثر در خصوص سرویس ثبت نام کارت هوشمند ملی با استفاده از ظرفیت‌ها و رسانه‌های محلی از دیگر مواردی است که در این دستورالعمل به آنها اشاره شده است.

بر اساس این بند از دستورالعمل صادر شده از سوی معاون پستی و بازرگانی، واحدهای اجرائی می توانند با اتخاذ تمهیدات لازم نسبت به اطلاع رسانی سرویس مذکور و معرفی باجه های سیار در بازارهای هدف اقدام کرده و به معرفی دفاتر پستی کشیک و بازه زمانی ارائه خدمات در این دفاتر بپردازند.