اگر اطلاعاتتان را دوست دارید، آزادشان کنید
به نظر شما هم آزاد کردن اطلاعات به معنای دسترسی عملی تمام بخش ها و نهادهای تجاری در سراسر دنیا، اتفاق جالبی خواهد بود؟ اما انجام این کار نیازمند اجرای راهکارهای مدرن برای دستیابی به معماری درست داده ها و قوانین جهانی مدیریت اطلاعات درباره حفظ حریم و داده های شخصی است.
در واقع ما وارد عصر جدیدی از روشنفکری دیجیتالی شده ایم که در آن به حجم در حال رشد اطلاعات مشتریان ارزشمند، دیدگاه ها و استراتژی های عملی آنها وابسته هستیم. در این عصر جدید نه تنها اطلاعات بیشتری از گذشته وجود دارد که توسط منابع متنوع و گسترده ای تولید می شوند، بلکه این حجم اطلاعات بیشتر از گذشته هم آشکار و منتشر می شوند.
گزارش تحلیلی Deloitte در این زمینه نشان می دهد که اطلاعات غنی بدست آمده از سیستم های تراکنش مالی و معاملات، صنعتی، ماشینی، رسانه-های اجتماعی، حسگرهای اینترنت اشیا و همچنین منابع غیرسنتی مانند تصاویر، صداها، ویدئو و اطلاعات رو به افزایش پراکنده در فضای وب، به فرآیند تصمیم گیری و یافتن راهکارهای جدید برای آینده کمک زیادی می کنند.
حالا در مسیر روشنفکری دیجیتالی، بیش از پیش مشخص است که برای بهره برداری از تمام پتانسیل اطلاعات، باید دسترسی به آنها آزاد باشد؛ آزاد بودن نه به معنای دسترسی با پرداخت هزینه، بلکه به معنای دسترسی و همه گیر بودن. در زمانی که مرزهای سنتی –که جداکننده قلمروهای سازمانی بوده اند- در حال کمرنگ شدن هستند، افشا و انتشار گسترده اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا کرده است تا تحلیل-گران بتوانند با استفاده از آن ها ارزش آفرینی کنند.
با این اوصاف کارشناسان انتظار دارند که تا دو سال آینده شرکت های بیشتری راهکارهای مدیریت اطلاعاتشان را به روز و مدرن کنند. آن ها سخت کار می کنند تا بتوانند به تعادل درستی میان کنترل و دسترسی به اطلاعات، دست پیدا کنند. به عنوان بخشی از این روند رو به رشد حاکمیت اطلاعات سازمانی، این شرکت ها تکنیک های سنجیده ای را برای مدیریت، درآمدزایی و آزاد کردن ارزش یک دارایی تجاری حیاتی، توسعه خواهند داد. این تلاش ها روی حل کردن چالش های اطلاعاتی در سه حوزه متمرکز هستند؛ مدیریت و معماری، انطباق با مقررات جهانی و مالکیت اطلاعات. چالش هایی که سازمان ها و نهادهای بسیاری در هر کدام از این حوزه ها با آنها مواجه هستند، متفاوت و مقاوم هستند. روند حاکمیت اطلاعات سازمان نقشه راهی را ارایه می دهد که می تواند به شرکت ها در یافتن پاسخ ابهامات شان در این مورد کمک کند. بی شک این تغییر و تحول نیازمند سرمایه گذاری بلندمدت در یکپارچه سازی، دسته بندی، تامین امنیت و نظارت مضاعف بر اطلاعات است. اما شرکت ها از طریق این سرمایه گذاری ها می توانند یک ساختار مدیریت اطلاعات پویا را ایجاد کنند که به طور مداوم در حال رشد، یادگیری و پیشرفت باشد.
اطلاعات؛ گذشته و حال
وقتی حجم اطلاعات هنوز خیلی کم بود، دپارتمان های IT تکنیک های مدیریت اطلاعات سنتی را توسعه می دادند. در آن زمان اطلاعات تجاری طبقه بندی شده، معمولا روی میزها یا سیستم های کاملا ابتدایی نگهداری می شدند و استراتژیست ها، مدیران ارشد و دیگران مقامات مسئول و تصمیم گیرنده مجبور بودند برای حمل و جابه جایی آنها را در دستانشان بگیرند. اغلب شرکت ها یکی از این دو راهکار را برای تعامل با اطلاعات بکار می گرفت:
سیاست عدم مداخله: تصمیم گیرندگان می پذیرفتند که مدیریت اطلاعات کار آشفته و سختی است. به همین دلیل به جای آنکه با چالش های آگاهانه مواجه شوند، سیستم های یک بار مصرف ایجاد می کردند تا نیازهای خاص را مرتفع کنند. مخازن اطلاعات، بایگانی های اطلاعات عملی، گزارش ها و تصویرسازی ها، به قهرمانان پشت صحنه ای نیاز داشتند تا داده های اصلی را به صورت منطقی درآورده، اطلاعات آلوده را پاک کنند و اختلافات را تطبیق دهند و پیدا کنند.
سیاست نیروی منظم: بعضی از شرکت ها برای شناسایی پتانسیل بیشتر اطلاعات، سعی می کردند به جای در دست گرفتن آن ها را مثل یک کتاب مقدس در داخل سنگری محکم و مقاوم نگه دارند. به این ترتیب تمام فرآیند نگهداری از داده ها سخت و منظم بود. تمام اطلاعات دسته بندی شده و یکپارچه بدوند، اما حفظ این شرایط وقتی که انواع مختلف اطلاعات وارد سیستم می شدند، کار سختی بود. برای حفظ یکپارچگی و کیفیت اطلاعات، شرکت های به طور جدی به دستورالعمل ها، تکنولوژی های پیچیده و روش های دستی متکی و وابسته بودند.
حالا اما در عصر بزرگ داده ها، گزارش های در لحظه، اتوماسیون و اطلاعاتی که به سرعت حجم و اهمیت شان بیشتر می شود، این راهکارها ناکافی و نامناسب هستند. علاوه بر این ها، این پدیده تمام صنایع و سراسر دنیا را در بر می گیرد. به عنوان مثل صنعت خودروسازی در سال های اخیر بیش از آنکه درگیر ساخت خودرو به سیاق گذشته باشد، درگیر بکارگیری حسگرها، کامپیوترهای پردازشگر اطلاعات روی چرخ و چیزهایی شبیه این ها است. اخیرا شرکت های تویوتا، اریکسون و چندین شرکت دیگر اعلام کردند که به صورت مشترک ساختارهای مدیریت اطلاعات جدیدی را توسعه خواهند داد تا بتوانند انفجار پیش بینی شده اطلاعات تولیدشده توسط خودروها را تطبیق بدهند. این کنسرسیوم در گزارشی اعلام کرد: "تخمین زده می شود که حجم اطلاعات رد و بدل شده میان وسایل نقلیه تا سال 2025 در هر ماه به 10 اگزابایت (10 میلیارد گیگابایت) برسد که این میزان 10 هزار برابر بزرگ تر از حجم این اطلاعات در حال حاضر است. موسسه تحقیقاتی IDC نگاه وسیع تری به این موضوع دارد و پیش بینی می کند که تا سال 2025 جهان سالانه 163 زتابایت (هر زتابایت، یک تریلیون گیگابایت است) اطلاعات تولید و تکثیر می کند که این میزان 10 برابر بیشتر از اطلاعاتی است که در حال حاضر به صورت سالانه تولید می شود.
اطلاعات و رقابت در بازارها
در سال 2012 یک تولیدکننده در واکنش به افزایش رقابت در بازار، شروع به پیدا کردن راه هایی برای تقویت و گسترش مدل تجاری و عملیاتی خودش کرد. رهبران بازار پاسخی به حجم در حال رشد اطلاعات و دیدگاه های ارزشمند و استراتژیک مشتریان و کاربران، پیدا کردند. آن ها به این نتیجه رسیدند که توسعه راهکارهای جدید برای مدیریت و طبقه بندی اطلاعات این امکان را به یک شرکت می دهد تا دیدگاه های مورد نیازش برای رسیدن به اهداف استراتژیک و عملی خودش را توسعه بدهد. قدم اول در این راستا ایجاد یک سازوکار دیجیتالی جدید بود که بتواند مجموعه ای از اطلاعات معتبر و قابل استناد را کامل کرده و سازگاری آنها با مقررات مربوط به اطلاعات را در سراسر مرزها حفظ کند. این پروژه همچنین شامل یکپارچه سازی منابع اطلاعاتی جدید، ایجاد سیستم قدرتمند اطلاعات اصلی مشتریان و افزایش سطخ حفاظت از اطلاعات چه در حالت ذخیره و چه در حالت انتقال در سراسر اروپا و آسیا بود. علاوه بر اجزای فنی دور از دسترس آن، طرح این پروژه ایجاب می کرد که فرهنگ "اطلاعات من" در آن شرکت به فرهنگی تبدیل شود که به اشتراک گذاری اطلاعات در سراسر سازمان را ترغیب کند.
زمانی که فرآیند پروژه تکمیل شد، این بنیاد دیجیتال دیدگاه وسیع تری نسبت به روندهای رایج در سراسر جهان داشت که تشخیص بخش های تقویت و بهبوده یافته داخلی و خارجی را راحت تر می کرد. برای مثال در سال 2016 این شرکت یک طرح آزمایشی برای افزایش بهره وری و بهبود خدمان مشتری را معرفی کرد. این طرح ها در ابتدا روی جمع آوری اطلاعات از عملیات و معاملات داخلی مختلف مانند مراکز تماس و دپارتمان های خدمات مشتریان متمرکز شدند. بلافاصله بعد از آن این شرکت یک طرح آزمایشی دومی را معرفی کرد که در آن صدها حسگر در زمین قرار داده می شد تا اطلاعات مربوط به عملکرد در لحظه را بدست بیاورند. این طرح برای بهبود عملیات، بالا رفتن کیفیت خدمات و رضایت مشتریان استفاده شد.
با این اوصاف است که رهبران بازار تمایل دارند بررسی راهکارهای جدید مدیریت اطلاعات و بکارگیری روش های جدید را همچنان ادامه بدهند و اطلاعات را کنترل کنند تا بتوانند قابل رقابت و تاثیرگذار باقی بمانند.
درک اطلاعات و درآمدزایی
اطلاعات در اقتصاد دیجیتالی به سرعت به واحد پولی قدرتمند تبدیل می شود. سازمان های برجسته ارایه دهنده خدمات مالی، برای مدیریت بهتر این ارز یا واحد پولی در حال به روز کردن راهکارهای خودشان در طبقه بندی و مدیریت اطلاعات هستند. امروزه بسیاری از شرکت های ارایه دهنده خدمات مالی ذخایر عظیمی از اطلاعات تاریخی ارزشمند و بالقوه در سیستم های پیشرفته دارند. بیشتر این اطلاعات در مخازن برایاستفاده گروه های خاص نگهداری می شوند. به عنوان مثال بخش فروش ممکن است مالک اطلاعات مشتریان باشد، در حالی که بخش مالی مالک اطلاعات مربوط به تراکنش ها و معاملات است.
شرکت ها در تلاش برای دسترسی بیشتر افراد یک سازمان به اطلاعات، در حال تجزیه و طبقه بندی کردن اطلاعات قدیمی هستند. یک ارایه دهنده خدمات پرداخت، یک پلتفرم بزرگ داده با ساختار یادگیری ماشینی و شناختی راه اندازی کرد تا امکانات دستیابی به اطلاعات و تحقیق در لحظه خودش را تقویت کند. به همین ترتیب یک شرکت بیمه بین المللی با مرتبط کردن اطلاعات مشتریان در سراسر واحدهای تجاری خودش، یک چشم انداز 360 درجه به مشتریانش ایجاد کرد و سپس مدل های قابل پیش بینی برای کمک به پیشرفت روندهای رو به بهبود را بکار گرفت. این راهکار همچنین به ایجاد فرصت ها و امکانات بیشتر در بازاریابی، فروش، مدیریت خطر، شناسایی تقلب، تایید و امضا کردن، مطالبات و دعوی های حقوقی و دیگر بخش های تجاری، کمک چشمگیری می کند.
این در حالی است که یک شرکت ارایه دهنده خدمات مالی، طرح یک مخزن مدیریت اطلاعات ابرداده ها را اجرا کرده است که امکانات خاصی برای طبقه بندی اطلاعات مهم و حساس، شناسایی اطلاعات تجاری و سیستم جستجو دارد که در نهایت برخلاف روش های قدیمی و به کمک قابلیت های شناختی، امکان شناسایی و یافتن اطلاعات در سراسر بنگاه های تجاری جهان را فراهم می آورد.
اثر جهانی
ماهیت پویا، متنوع و در حال رشد اطلاعات محرمانه و قوانین استفاده از آنها، عوامل اصلی روند حاکمیت اطلاعات سازمانی یا تجاری هستند. در تمام مناطق جهان تاثیر عمیق این روند تایید و پذیرفته شده است، حتی در حالی که سرمایه گذاری ها بیشتر به واکنش های عملی به سیاست های موجود یا آینده دولت ها وابسته هستند. از مقررات حفاظت از اطلاعات عمومی اتحادیه اروپا گرفته تا قوانین اخیر حریم شخصی دولت استرالیا، بسیاری معتقدند که این واکنش ها برای جلوگیری از ایجاد قوانین صنعتی -که اغلب عقب تر از تکنولوژی های روز هستند- برای بهره گیری از اطلاعات، لازم هستند. هر چند در راستای این قوانین پیچیده بسیاری از سازمان ها متوجه می شوند که کنترل کمی بر اطلاعات موجود در سازمان خود، شیوه استفاده از آنها و تعامل سازمان ها و بخش های متفرقه با آنها، دارند.
بررسی روند تکامیل حفاظت و بهره برداری از اطلاعات در مناطق مختلف جهان در طول سال های گذشته چشم انداز بهتر و دقیق تری نسبت به راهکارهای به روز آینده ایجاد می کند. برای مثال در شمال اروپا متون تاریخی مربوط به آزادی های مدنی، حریم خصوصی و مجموعه اطلاعات دولتی ممکن است موضوع حاکمیت اطلاعات بسیار حساس و سیاسی بشود. در سراسر آمریکا، اروپا و آسیای پاسیفیک مباحث کنشگر و فعال در راهی میان دولت و بخش های خصوصی به شکل گیری قوانین منجر می شوند. در تمام کشورهای دنیا شامل آفریقای جنوبی، ایتالیا، برزیل و چین ارایه دهندگان خدمات عمومی بت یکدیگر در رقابت هستند تا شکل بهتری به روند احترام و رعایت قوانین حریم خصوصی بدهند.