جنگ، اهمیت پورتالهای سازمانی را دوباره یادآوری کرد
تجربه جنگ اخیر بار دیگر نشان داد که تابآوری سازمانها فقط به ساختمان، تجهیزات یا مراکز داده وابسته نیست؛ زیرساختهای نرمافزاری نیز به همان اندازه در تداوم خدمات نقش دارند. به گفته محمدرضا حسینیان، عضو کمیسیون نرمافزارهای پیشرفته سازمان نظام صنفی رایانهای استان تهران، سازمانهایی که از زیرساختهای دیجیتال یکپارچهتر برخوردار بودند، توانستند با اختلال کمتری به فعالیت خود ادامه دهند.
حسینیان معتقد است تجربه بحران اخیر نشان داد که مفهوم «تحول دیجیتال» دیگر به تنهایی پاسخگوی نیاز سازمانها نیست و اکنون باید از «تابآوری دیجیتال» نیز به عنوان یکی از اولویتهای اصلی مدیران فناوری اطلاعات یاد کرد. به گفته او، سازمانی که نتواند در شرایط بحرانی خدمات خود را حفظ کند، حتی با وجود منابع مالی و نیروی انسانی مناسب نیز با چالشهای جدی روبهرو خواهد شد.
او با اشاره به تغییر کارکرد پورتالهای سازمانی گفت: پورتال دیگر صرفاً یک وبسایت اطلاعرسانی نیست، بلکه به درگاه واحد خدمات سازمان تبدیل شده است؛ بستری که فرآیندها، گردشکارها، مدیریت اسناد، خدمات الکترونیکی و ارتباط با کارکنان، مشتریان و سایر ذینفعان را یکپارچه میکند. به گفته او، در شرایط بحرانی چنین بستری میتواند مانع توقف بخش قابل توجهی از فعالیتهای سازمان شود.
حسینیان یکی از مهمترین نیازهای سازمانها در زمان بحران را دسترسی سریع به اطلاعات معتبر و یکپارچه دانست و گفت کارکنان باید آخرین دستورالعملها را دریافت کنند، مدیران بتوانند اطلاعیههای رسمی را منتشر کنند و ذینفعان نیز از طریق یک مرجع واحد به خدمات دسترسی داشته باشند. به اعتقاد او، پورتال سازمانی با ایجاد یک نقطه دسترسی واحد، از پراکندگی اطلاعات و شکلگیری کانالهای غیررسمی جلوگیری میکند.
او همچنین به وابستگی بسیاری از سازمانها به فرآیندهای کاغذی و حضور فیزیکی کارکنان اشاره کرد و گفت در چنین شرایطی، بحران میتواند بخش مهمی از فعالیتهای سازمان را متوقف کند. اما اگر گردشکارها، فرمها و تأییدیهها به صورت الکترونیکی و از طریق پورتال انجام شوند، بخش قابل توجهی از خدمات بدون وقفه ادامه خواهد یافت.
عضو کمیسیون نرمافزارهای پیشرفته سازمان نصر تهران، یکپارچهسازی سامانههای سازمانی را نیز از مزیتهای مهم پورتالهای سازمانی دانست. به گفته او، اتصال سامانههایی مانند اتوماسیون اداری، منابع انسانی، مدیریت اسناد، برنامهریزی منابع سازمان (ERP)، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سامانههای مالی در قالب یک درگاه واحد، مدیریت خدمات را در شرایط بحرانی سادهتر و کارآمدتر میکند.
حسینیان با اشاره به افزایش حملات سایبری در دورههای بحران تأکید کرد که انتخاب پورتال سازمانی نباید صرفاً بر اساس امکانات و قابلیتهای کاربردی انجام شود. او گفت امنیت، پایداری و قابلیت اطمینان باید به معیارهای اصلی انتخاب چنین زیرساختی تبدیل شوند؛ زیرا پورتال سازمانی درگاه ورود کاربران و اتصال بسیاری از سامانههای داخلی است و در صورت ضعف امنیتی میتواند به یکی از نقاط آسیبپذیر سازمان تبدیل شود.
او رعایت استانداردهای امنیتی، مدیریت سطوح دسترسی، احراز هویت چندمرحلهای، ثبت و پایش رویدادهای امنیتی، بهروزرسانی مستمر و امکان استقرار در زیرساختهای امن داخلی را از مهمترین الزامات یک پورتال سازمانی برشمرد و افزود: امنیت دیگر یک قابلیت جانبی نیست، بلکه بخشی از تابآوری دیجیتال سازمان محسوب میشود.
حسینیان همچنین بر اهمیت مدیریت دانش در شرایط بحران تأکید کرد و گفت اگر مستندات، رویهها و دانش سازمانی در بستر پورتال ثبت و مدیریت شده باشد، وابستگی سازمان به افراد کاهش مییابد و حتی در صورت محدود شدن دسترسی به برخی نیروهای کلیدی، فعالیت سازمان با اختلال جدی مواجه نخواهد شد.
او در پایان با اشاره به تجربه جنگ اخیر هشدار داد که اتکا به سامانههای قدیمی، فاقد پشتیبانی یا نرمافزارهایی که بهروزرسانیهای امنیتی دریافت نمیکنند، میتواند در شرایط بحرانی به یک ریسک جدی تبدیل شود. به گفته او، سرمایهگذاری روی پورتالهای سازمانی امن و یکپارچه، تنها یک پروژه فناوری اطلاعات نیست، بلکه بخشی از راهبرد افزایش تابآوری، تداوم کسبوکار و آمادگی سازمانها برای مواجهه با بحرانهای آینده به شمار میرود.